UM
Universidad de Manizales
Facultad de Ciencias e Ingeniería
Curso: Gerencia de Proyectos — Asistente de Configuración

🧭 Asistente de Configuración del Proyecto

Te guiaremos paso a paso para construir la estructura presupuestal de tu proyecto

Paso 1 de 8

IDENTIDAD
¿Qué proyecto vas a presupuestar?
Antes de pensar en costos, necesitamos entender QUÉ vamos a hacer, PARA QUIÉN y POR QUÉ. Un buen nombre de proyecto es concreto y describe el resultado esperado.
¿Por qué es importante definir bien el proyecto? ▶

El nombre del proyecto NO es un título genérico. Debe comunicar en una frase:

  • Qué se va a hacer (verbo + objeto): Diseñar, Implementar, Modernizar...
  • Dónde o para quién: para el municipio X, para la empresa Y...

Mal ejemplo: "Proyecto SIG" — demasiado vago.

Buen ejemplo: "Diseño e Implementación de un SIG para la Gestión Catastral del Municipio de San Rafael"

La organización ejecutora es quien firma el contrato y asume la responsabilidad. El gerente del proyecto es la persona que rinde cuentas por el alcance, tiempo y costo (PMBOK 7a ed.).

Sé específico: verbo + objeto + contexto. Mín. 10 caracteres.
¿Quién firma y ejecuta el contrato?
Responsable de alcance, tiempo y costo.
Este texto puede servir como base para el árbol de problemas y la justificación del proyecto.
Ejemplo: "Diseño e Implementación de un SIG Municipal para la Gestión Catastral del Municipio de San Rafael del Valle" — ejecutado por la Secretaría de Planeación, con el objetivo de modernizar el catastro multipropósito con ortofotografía y base de datos espacial.

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DURACIÓN
¿Cuánto durará tu proyecto?
La duración define el horizonte temporal del presupuesto. Todo costo recurrente (nómina, arriendo, cloud) se multiplica por este número de meses.
¿Cómo estimo la duración si aún no tengo el cronograma? ▶

La duración del presupuesto viene idealmente del diagrama de Gantt o la EDT. Si aún no lo tienes:

  • Proyectos de software/SIG: 4–12 meses (desarrollo ágil)
  • Proyectos de infraestructura: 6–24 meses
  • Proyectos de cooperación internacional: 12–36 meses
  • Consultoría / estudios: 2–6 meses

Regla práctica: Si tienes los días del Gantt, divide entre 30 para obtener meses. Si tienes meses, multiplica por 30 para obtener días.

La moneda define las unidades del presupuesto. En Colombia usamos COP (pesos colombianos). Si hay componentes en USD, registra la TRM en los supuestos.

De 1 a 60 meses. Si viene del Gantt, usa días ÷ 30.

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SUPUESTOS
¿Qué supuestos financieros maneja tu proyecto?
Los supuestos son las "reglas del juego" del presupuesto. Si cambias un supuesto, todo el presupuesto se afecta.
¿Qué es cada supuesto y por qué importa? ▶
  • % Costos indirectos: Son gastos que no se asignan directamente a una categoría (overhead administrativo, servicios generales). Rango típico: 8-20%. Si trabajas en una universidad o entidad pública, pregunta cuál es el % institucional.
  • % Reserva de gestión: Dinero para riesgos que NO pudiste identificar (los "unknown unknowns"). Lo aprueba el patrocinador, no el gerente. Rango: 3-10%.
  • TRM: Si compras software en USD (ArcGIS, AWS), necesitas la Tasa Representativa del Mercado. Agrega 5-8% de margen por fluctuación.
  • Horas/mes: 160 horas es el estándar (8h × 20 días hábiles). Algunos contratos usan 176h (22 días).
  • Factor prestacional: En Colombia, contratar por nómina cuesta ~1.52× el salario base (aportes, prestaciones, parafiscales). Si es OPS (contrato de servicios), el factor es 1.0.
Típico: 8-20%. Pregunte a su organización.
Típico: 3-10%. Para riesgos no identificados.
Tasa Representativa del Mercado actual.
Estándar: 160h (8h × 20 días).
Nómina: 1.52. OPS: 1.0.
Tip del profesor: Si no estás seguro de los indirectos, usa 12% como punto de partida. Es mejor sobreestimar que quedarse corto. La reserva de gestión del 5% es conservadora pero razonable para un proyecto académico.

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CATEGORÍAS
¿Qué tipo de costos tiene tu proyecto?
Elige una plantilla base según el tipo de proyecto, o crea tu propia estructura. Después podrás agregar o quitar categorías.
¿Cómo organizo los costos de un proyecto? ▶

Los costos directos se organizan en categorías (también llamadas rubros o partidas). Cada categoría agrupa costos de la misma naturaleza:

  • Recurso Humano — Salarios, honorarios, factor prestacional
  • Equipos/Hardware — Compra o arriendo de equipos
  • Software/Licencias — Herramientas de trabajo
  • Datos/Información — Insumos de información (imágenes, cartografía)
  • Infraestructura Cloud — Servidores, hosting, almacenamiento
  • Capacitación — Formación de usuarios
  • Gestión del Proyecto — Viáticos, pólizas, oficina

Regla de oro: En proyectos de tecnología/SIG, el Recurso Humano suele ser el 45-65% del presupuesto. Si tu RH es menor al 35%, probablemente estás subestimando horas.

👇
Selecciona una plantilla base según tu tipo de proyecto. Esto pre-carga las categorías e ítems más comunes. Luego puedes personalizarla.

🗺️ Proyecto SIG / Geomática

Implementación de sistemas de información geográfica, catastro, análisis espacial.

7 categoríasRH + Software + Datos

💻 Proyecto Tecnológico / Software

Desarrollo de aplicaciones, plataformas, apps móviles, IoT.

8 categoríasDev + Cloud + QA

🌱 Proyecto Social / Cooperación

Programas sociales, desarrollo rural, cooperación internacional.

8 categoríasInsumos + Campo + M&E

🏗️ Proyecto de Infraestructura

Obras civiles, adecuaciones, instalaciones físicas.

7 categoríasObra + Materiales + Equipos

💰 Proyecto de Inversión / Empresarial

Emprendimiento, expansión, puesta en marcha de negocio.

8 categoríasActivos + Deuda + Operación

✏️ Personalizado

Crea tu propia estructura desde cero con las categorías que necesites.

FlexibleTú decides

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COSTOS
¿Cuánto cuesta cada cosa?
Para cada categoría, define los ítems con su cantidad y valor unitario. El total se calcula automáticamente.
¿Cómo estimo cantidades y valores unitarios? ▶

Para Recurso Humano:

Cantidad (horas) = Meses × 160h × % Dedicación

Ejemplo: Director 50% dedicación por 6 meses = 6 × 160 × 0.5 = 480 horas

Para Equipos: Cotice con al menos 2 proveedores. Considere compra vs. arriendo. Si el proyecto dura menos de 18 meses, arriendo suele ser mejor.

Para Software: Verifique si es licencia anual, mensual o perpetua. Agregue 5-8% de margen si está en USD.

Regla general: Es mejor sobrestimar un 10-15% que quedarse corto. La contingencia NO reemplaza una buena estimación.

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RIESGOS
¿Qué puede salir mal?
La reserva de contingencia se calcula a partir de riesgos identificados. Cada riesgo tiene una probabilidad y un impacto en dinero.
¿Cómo identifico y cuantifico riesgos? ▶

VME = Valor Monetario Esperado = Probabilidad × Impacto

Es la fórmula del PMBOK para cuantificar riesgos. La suma de todos los VME es la Reserva de Contingencia.

  • Probabilidad: De 0.0 a 1.0. Ejemplo: 0.3 = 30% de probabilidad.
  • Impacto: En COP. ¿Cuánto costaría si ocurre?
  • Categoría: A=Alto, M=Medio, B=Bajo (matriz de riesgos).
  • Respuesta: Mitigar (reducir), Transferir (seguro/póliza), Aceptar (asumir), Evitar (cambiar plan).

Tip: Piensa en qué puede retrasar, encarecer o hacer fracasar tu proyecto. ¿Clima? ¿Rotación de personal? ¿Cambio de requisitos? ¿Problemas legales?

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FINANCIACIÓN
¿De dónde sale el dinero?
Define las fuentes de ingresos del proyecto. La suma de las fuentes debe cubrir el presupuesto total.
¿Qué tipos de fuentes existen? ▶
  • Recursos propios: Capital del promotor o ejecutor del proyecto.
  • Capital externo: Inversionistas, socios, aportes de terceros.
  • Sector financiero: Crédito bancario, leasing, líneas de fomento (Bancóldex, Findeter).
  • Gobierno: SGP, cofinanciación, convocatorias (MinCiencias, iNNpulsa, SENA).
  • Cooperación internacional: UE, USAID, FAO, Banco Mundial, BID.
  • Ingresos operacionales: Ventas o explotación durante la fase de ejecución.

En el flujo de caja: El "mes de entrada" indica cuándo llega cada ingreso. Si una fuente llega tarde, puede generar déficit temporal.

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REVISIÓN
Revisión final de tu proyecto
Verifica que todo esté correcto antes de exportar. Los valores se calculan automáticamente.